Buku Organisasi

A. Buku-buku organisasi/ lembaga:

1. Buku personalia organiasi (pengurus lembaga: BEM, Senat, HMJ, BSO)

Buku ini berisi data base seluruh anggota organisasi mulai dari ketua hingga anggota.Buku ini hendaknya tebal karena dimaksudkan untuk disi berkelanjutan setelah masa kepengurusan suatua organisasi habis. Format Buku Personalia /Data base ini terdiri dari :
a. Judul, teretak di tengah atas margin:

PENGURUS BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN PETERNAKAN
PERIODE 2012-2013

b. Daftar dan Struktur pengurus dibawahnya.

Ketua : ……………………..
Sekretaris : ………………………
Dst…..

c. Profil pengurus

Diletakkan setelah halaman Struktur pengurus dengan format seperti berikut ini:
1.
Nama :
Tempat, tgl lahir :
Fakultas :
Jurusan :
Angkatan :
Alamat :
No. HP :

2. dst

2. Buku Notulen Rapat

Adalah buku yang digunakan pengurus sidang/rapat ketika sidang berlangsung, dan dipergunakan untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting atau perlu dicatat dengan format buku sebagai berikut:
a. Judul/ Agenda rapat
b. Waktu Pelaksanaan Rapat
c. Agenda yang dibahas
d. Pokok Pembicaraan
e. Keputusan/ hasil rapat
f. Keterangan
g. Pengesahan

Contoh :
RAPAT PEMBENTUKAN PANITIA PESMABA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
TAHUN 2013
• Waktu : Kamis, 28 Juni 2012 pkl 10.00 WIB
• Agenda :
1. Pemilihan Ketua
2. Pemilihan Koordinator seksi
3. Dll…
• Pokok pembicaraan :
………………………………………………………………………………………………………………………………………
• Keputusan :
………………………………………………………………………………………………………………………………………

• Keterangan: …………………………………………………………

Malang, 28 Juni 2012
Pengurus Rapat
Sekretaris


………………………………..
3. Buku Absensi Rapat
Adalah buku khusus yang memuat kehadiran pengurus organisasi dalam setiap rapat, dan dilaksanakan sebelum rapat dimulai. Format Buku Absensi Rapat adalah sebagai berikut:
……………………………………(Judul Rapat) …………………………….
Pelaksanaan : ………………………………..
Waktu : …………………………………

No.	Nama	Jabatan	Tanda tangan	Ket

4. Buku Agenda Surat Masuk

Adalah buku yang mencatat surat-surat yang masuk ke organisasi/ lembaga dari lembaga lain maupun dari persorangan. Format buku agenda surat masuk adalah sebagai berikut:

No.	Tanggal Masuk	Nomor Surat dan Tanggal	Diterima Dari	Perihal	Keterangan
1	2	3	4	5	6

Keterangan:
1 : diisi dengan nomor urut surat yang masuk sesuai dengan urutan penerimaan surat yang

     pertama diterima oleh sekretariat.
2 : Disi dengan tanggal ketika menerima surat.
3 : Tanggal dan Nomor surat yang tertera pada surat.
4 : diisi nama instansi/ lembaga/ organiasi dan atau perorangan yang mengirim surat.
5 : Perihal surat diisi dengan singkat dan jelas sesuai dengan perihal surat yang ada.
6 : Untuk menuliskan catatan yang dianggap penting.

5. Buku Agenda Surat Keluar

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua surat yang dikelurkan oleh lembaga/ organisasi. Format buku agenda surat keluar adalah sebagai berikut:

No.	Tanggal Keluar	Nomor Surat dan Tanggal	Dikirim Ke	Perihal	Keterangan
1	2	3	4	5	6

Keterangan:
1 : diisi dengan nomor urut surat yang kelaur sesuai dengan urutan pengeluaran surat yang pertama dikeluarkan oleh organisasi.
2 : Disi dengan tanggal ketika mengirim surat.
3 : Tanggal dan Nomor surat yang tertera pada surat yang dikirim.
4 : diisi nama instansi/ lembaga/ organiasi dan atau perorangan yang dituju.
5 : Perihal surat diisi dengan singkat dan jelas sesuai dengan perihal surat.
6 : Untuk menuliskan catatan yang dianggap penting.

6. Buku Proposal Masuk

Buku ini wajib dimiliki oleh organiasi yang mengesahkan proposal yang masuk sebagai konsekuensi dan fungsinya secara structural. Misalnya adalah Pengesahan Proposal Oleh Presiden Mahasiswa seperti dibawah ini:

No.	Isi Proposal	Yang mengajukan	Tanggal Penerimaan	Ket
1.	Proposal Kegiatan Olimpiade Matematika Tingkat SMA/MA se Karesidenan Madiun	Panitia Olimpiade Matematika HMJ Matematika	15Maret 2012

Sebaiknya arsip proposal yang masuk juga tersusun secara rapi sesuai dengan urutan pada buku proposal ini.

7. Buku Proposal Keluar

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua proposal yang telah dibuat. Berikut adalah contoh pencatatan proposal yang dibuat Oleh HMJ Matematika dan diajukan kepada yang tertera pada Tujuan proposal.

No.	Isi Proposal	Tujuan Proposal	Tanggal Pembuatan	Ket
1.	Proposal Kegiatan Lomba MaculTingkat SMA/MA se Malang Raya	Rektor UMM, Sponsor, BEMU	15 Juni 2012

8. Buku Ekspedisi

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku ini merupakan suatu bukti bahwa surat sudah dikirm dan atau sudah diterima oleh yang bersangkutan. Surat-surat yang dianggap penting sebaiknya dikirimkan dengan menggunakan buku ekspedisi, agar dapat menjadi bukti bahwa surat tersebut sudah dikirim dan diterima oleh yang bersangkutan. Format buku ekspedisi adalah sebagai berikut:

No.	Nomor & Perihal Surat	Tanggal Pengiriman	Alamat Tujuan Surat	Ket/Paraf
1.

9. Buku Kas

Adalah buku yang digunakan untuk mencata hal-hal yang berhubungan dengan masalah finansial organisasi. Formatnya adalah sebagai berikut:

Tanggal	Uraian	Debit	Kredit	Saldo

Bendahara diperbolehkan untuk membuat buku kas pembatu atau neraca dan buku lainnya yang dianggap perlu untuk membantu kinerja bendahara dalam mengelola keuangan organisasi.

10. Buku Liputan Kegiatan (aktivitas)

Adalah buku yang digunakan untuk mecata kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Hendaknya buku ini dibuat setiap bulan sekali dan berganti. Format buku ini adalah sebagai berikut:

Nama Kegiatan : ……………………………………
Waktu Pelaksanaan : …………………………………..
Tempat : …………………………………..
Hasil Kegiatan : ………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Pelaksana :
a. ………………………………..
b. ………………………………..
c. ………………………………..
d. Dst.

Mengetahui                                                                          , …………….., ……….20…
Ketua ………….(organisasi)                                               Penanggung Jawab Kegiatan




………………………………..                                             …………………………….

11. Buku Tamu

Adalah buku yang diperuntukkan bagi setiap tamu yang datang, dengan format sebagai berikut:

No.	Hari dan Tanggal	Waktu/Pukul	Nama Lengkap	Alamat	Bertemu dengan	Tujuan	Paraf Ket

12. Buku Inventaris

Adalah yang digunaan untuk mencatat barang-barang yang menjadi milik organisasi/ inventaris. Dengan tujuan mempermudah dalam mengontrol hak milik barang yang dimilikiorganisasi.

No.	Nama Barang	Bahan /Merek	Asal barang	Jumlah Barang	Kondisi	Ket

13. Buku Peminjaman Inventaris

Adalah buku yang mencata seluruh peminjaman inventaris organisasi. Contoh kolom buku peminjaman adalah sebagai berikut :

No.	Nama Personalia dan Lembaga	Alamat	Nomor Inventaris	Status Pinjaman/ Kembali	Tanda tangan

B. Dokumen Organisasi
1. Pengertian

Dokumentasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi.
Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian baik berupa arsip foto, surat dll.

2. Bentuk-bentuk dokumen

a. Gambar/ foto
b. Tulisan dan surat penting
c. Benda berharga
d. Surat kabar, buku, majalah dll.

3. Pengelolaan Dokumen

a. Prinsip Pengelolaan dokumen sama dengan dengan inventaris.
b. Digunakan untuk kepentingan tertentu, penyusunan sejarah organisasi dan juga dipakai

    untuk penyusunan laporan rutin organiasi sebagai tanda bukti yang sah.
c. Peminjaman dokumen dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman dokumen.

 

C. ADMINISTRASI KERASIPAN

1. Arsip

1.    Pengertian
Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi, baik beurpa buku-buku, laporan, mkalah, surat dan sebagainya. Secara khsus yang dimaksud dengan arsip pada bagian ini adlah kumpulan warkat/surat yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. Oleh karena itu, menjadi penting agar tata kearsipan dilakukan dengan baik.

2.    Sistem Pengarsipan
beberapa sistem penyimpanan arsip:
a. Sistem abjad (Alphabetic Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan dari A-Z.
b. Sistem subjek (Subject Filing) suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahn yang sering dihadapi.
c. Sistem tanggal (Chronological Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan asal surat menurut Daerah/cabang/komisariat yang mengirim surat.
d. Sistem nomor (Numerical Filing) suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan sesuai dengan nomor urut arsip.
Sistem penyimpanan arsip sebagaimana tersedia diatas dapat dipilih sesuai dengan kepraktisan masing-masing pengelola. Aga perawatan arsip dapat terjaga dengan baik maka perlu diperhatikan:
- Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip yang terbuat dari bahan yang baik dan awet (tahan rusak)
- Tempat penyimpanan terhindar dari api, air dan kelembaban, serta mudah diawasi.

3.    Peminjaman Arsip
Arsip yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk dipinjam, hendaknya dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut:
a. Mengajukan permohonan peminjaman dengan mengisi pada buku yang telah diselesaikan (dapat disatuakn dengan buku peminjaman inventaris)
b. Mengajukan permohonan peminjaman dengan mengisi pada buku yang telah disediakan (dapat disatukan dengan buku peminjaman inventaris).
c. Penetapan batas waktu peminjaman.
d. Pengambilan arsip.
Setelah dikembalikan oleh peminjam, maka pengelola harus memperhatikan hal sebagai berikut:
1. Memeriksa keutuhan arsip seperti semula.
2. Mengembalikan arsip ke tempat semula.

4.    Penyusutan Arsip.
a. Tujuan Penyusutan Arsip.
Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip. Dilihat dari kepentingan dan kegunaan penyusutan arsip adalah untuk :
1) Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
2) Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan keterangan, ruangan maupun peralatan.
b. Tata Cara Penyusutan Arsip.
Penyusutan arsip dilakukan dengan pertimbangan
1) Nilai administratif, yaitu nilai yang berkaitan dangan kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari-hari.
2) Nilai keuangan, yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan
3) Nilai penelitian dan sejarah, yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang di kemudian hari akan sangat berharga.
4) Usia arsip.
5) Penyusutan arsip dilakukan dengan cara
a). Penjilitan
b). Pemusnahan arsip
c). Penyerahan arsip kepada arsip Nasional/Daerah.

2. Surat
1. Pengertian
Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupa tulisan dan dapat menjadi gambaran tentang suatu peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan.
2. Fungsi Surat
Urusan surat-menyurat adalah suatu bagian penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Bagi organisasi, surat berfungsi sebagai
a) Alat komunikasi.
b) Dokumentasi organisasi
c) Alat pembuktian (tanda bukti).c.
3. Macam dan Bentuk Surat
a. Macam-macam surat :
 Menurut JenisØ
• Surat Keputusan
• Surat Mandat/Kuasa
• Surat Instruksi/Edaran
• Surat Undangan,
• Surat Penghargaan/Syahadah/Sertifikat
• Surat Peringatan
• Surat Pemberitahuan
• Surat Tugas
 Menurut WujudØ
• Kartu Pos
• Telegram
• Nota
• Biasa
 Menurut Isi/KeamananØ
• Sangat Rahasia (vital); surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nflai sangat penting seperti SK, surat perjanjian dan hasil hasil penelitian.
• Rahasia (Penting); surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari di tempat lain, seperti peraturan¬peraturan organisasi.
• Biasa; surat yang meiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu dibutuhkan. Misalnya Surat permohonan penceramah, dsb.
• Tidak Penting: surat yang telah habis masa kegunaannya, seperti undangan, dsb.
b. Bentuk Surat
1) Surat-menyurat mengunakan bentuk block style (bentuk Amerika) atau bentuk lurus, kecuali surat-surat khusus seperti: keputusan, mandat, peranjian, instruksi/edaran (masing-masing contoh dapat dilihat pada macam-macam surat tujuan).
2) Surat resmi harus menggunakan bahasa Indonesia yang sesuai dengan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan), sederhana, objektif dan mudah dipahami.
3) Isi surat
4) Kode dan Indeks Surat
a) Kode Berdasarkan Lembaga Mahasiswa
• Majelis Permusyawaratan Mahasiswa : MPM
• Senat Mahasiswa Universitas : SM-U
• Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas : BEMU

·   Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas : BEM-FA

·   Himpunan Mahasiswa Jurusan  : HMJ

·   Badan Semi Otonom : BSO

b) Indeks Surat Menyurat Lembaga Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Malang :
(1) Hubungan Kelembagaan
• Antara Lembaga Mahasiswa Univ. Muhammadiyah Malang : A
• Rektorat/Kampus : B
• Lembaga Pemerintah : C
• Organisasi Pemuda, Sosial, Agama dan Kemasyarakatan : D
• Antara Lemabaga Mahasiswa di luar kampus : E
• Intra Lembaga (anggota/pengurus) : F
(2) Jenis Surat
• Mandat : MDT
• Intsruktsi/Edaran : INS
• Tugas : TGS
• Keputusan : KPTS
• Keterangan : KET
• Peringatan : PGT
• Undangan : UND
• Pemberitahuan : PEMB
• Sertifikat : STF-……(Nama Kegiatan)………
• Kepanitiaan : Pan-…..(Nama Kegiatan) ……..

Contoh :
• Surat Keputusan BEMU kepada Pengurus BEM-FPP yang baru : 02/A/BEMU/KPTS/VIII/2012.
Keterangan :
02 : Nomor urut surat yang dibuat
A : Hubungan Kelembagaan Mahasiswa Intern kampus
BEMU : Lembaga Pembuat surat (BEMU)
KPTS : Jenis Surat
VIII : Bulan Pembuatan Surat (BULAN AGUSTUS)
2012 : Tahun Pembuatan Surat
4. Bagian Surat
a. Kepala surat, terdiri dari :
1.) Identitas lembaga ( HMJ, BEM F, SEM F, BEMU, SM-U )
• Lambang lembaga ( HMJ, BEM F, SEM F, BEMU, SM-U ) diletakkan di sudut kiri atas, kecuali pada surat Keputusan logo diletakkan di tengah atas sebelum identitas lembaga
• Nama lembaga diletakkan sebelah kanan lambang lembaga.
• Alamat sekretariat lembaga ditulis lengkap terletak di atas garis ganda
• Garis ganda sepanjang batas antara dua margin kiri dan kanan
2.) Tulisan Bismillahirrahmanirrahim di bawah garis ganda
b. Penomoran
• Aturan Penomoran berdasarkan Indekks Penomoran Surat di atas yaitu:
No.surat/Kode Hubungan Lembaga/Lembga Pembuat/jenis surat/bulan/tahun
Contoh : 14/F/HMJ-MTK/UND/VI/2010
• Urutan penomoran surat diawali berdasarkan kalender masehi bukan periodesasi kepemimpinan, misalnya surat nomor : 01 dikeluarkan pada awal tahun 2010, pada bulan Desember nomor surat sudah mencapai nomor 25, maka pada tahun 2011 harus kembali dari awal lagi.
c. Lampiran
Ditulis di bawah nomor surat dengan lengkap :
Contoh :
Lampiran : 1 (satu) lembar
Lampiran : 1 (satu) berkas
Kata ” berkas” digunakan bila lampiran berjumlah lima lembar atau lebih.
d. Perihal
Maksud surat (perihal) ditulis setelah lampiran surat (tepat dibawahnya) dengan ditulis lengkap Perihal atau singkatan Hal. Ditulis dengan huruf kapital, tebal atau garis bawah.
Contoh :
Hal : UNDANGAN RAPAT atau Perihal : UNDANGAN RAPAT
Hal : Undangan Rapat atau Perihal : Undangan Rapat
Hal : Undangan Rapat atau Perihal : Undangan Rapat

 
e. Tujuan
Alamat tujuan surat ditulis di bawah perihal dengan jarak satu baris dari spasi yang digunakan dan batas kiri isi perihal. Yang perlu diperhatikan adalah:
1. Tujuan surat tidak perlu diawali dengan Kepada, tapi langsung Yth.
2. Jika tujuan surat perorangan maka diawali dengan Bapak/Ibu/Saudara/i
3. Jika tujuan surat adalah lembaga atau jabatan maka tidak perlu diawali Bapak/Ibu/Saudara/i
4. Jika tujuan surat adalah lembaga atau jabatan maka tidak mengggunakan di tempat, tapi menggunakan nama kota tempat kedudukan lembaga atau jabatan tersebut.
Contoh
Yth. Ketua DPRD Kota Malang
di
Malang.

Yth. Bapak R. Pulung Sudibyo
di
tempat.

f. Isi surat
Antara isi surat dengan tujuan diberi jarak dua baris.
1. Salam dan paragraf pembuka
Salam
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh (ditulis tegak tidak miring) karena sudah sesuai dengan EYD.
Paragraf pembuka, berisi do’a bagi penerima surat kecuali untuk surat ketetapan, surat keputusan, surat mandat, dan surat tugas, tidak diawali dengan salam. Antara salam dengan kalimat pembuka diberi jarak satu baris.
Contoh :
Semoga limpahan taufiq dan hidayah Allah SWT mengiringi setiap gerak aktifitas kita sehingga semakin mendekatkan kita SM-Ua pada pencapaian cita-cita. Amin
2. Maksud surat
Maksud surat ditulis sesuai dengan jenis suratnya dan diberi jarak satu baris setelah paragraf pembuka. Untuk surat undangan ada beberapa yang harus diperhatikan :
a. Hendaknya selalu diawali dengan ”yang akan diselenggarakan pada : ”
b. Hari/Tanggal. Nama hari disebutkan terlebih dahulu, baru kemudian tanggalnya.
c. Tempat. Di mana acara akan dilaksanakan harus ada kejelasan, agar memudahkan pihak yang diundang menghadiri acara.
d. Agenda acara/Tema. Agar yang diundang sudah memiliki gambaran terlebih dahulu terhadap acara yang akan didatanginya.

Contoh :
...............yang akan diselenggarakan pada :
Hari/Tanggal : Senin, 5 Oktober 2009
Waktu : Pukul 08.00 WIB s.d selesai
Tempat : Ruang seminar Dome UMM
Acara : Pelantikan Pengurus BEM dan SENAT FPP

Bila maksud surat cukup panjang sehingga tidak cukup dalam satu halaman, dapat dilanjutkan ke halaman kedua dan seterusnya. Mulai halaman kedua sampai akhir surat, tidak menggunakan kepala surat.
3. Paragraf penutup dan salam
Setelah maksud surat disampaikan sebelum salam diberikan paragraf penutup untuk menegaskan kembali apa yang telah disampaikan. Paragraf penutup tergantung maksud surat dan diberi jarak satu baris setelah maksud surat.
Contoh
a. Pada surat permohonan
Demikian permohonan ini kami sampaikan dengan harapan Bapak/Ibu berkenan mengabulkannya. Atas perhatian dan bantuan Bapak/Ibu kami haturkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabaraktuh
b. Pada surat undangan
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i kami haturkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabaraktuh
c. Pada surat mandat/tugas
Demikian Surat mandat/tugas ini kami buat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Kepada pemegang surat ini diwajibkan memberikan laporannya selambat-lambatnya 14 (empatbelas) hari setelah melaksanakan tugasnya.

g. Penanggalan dan Penandatanganan
Penulisan penanggalan diberi jarak satu baris setelah salam penutup sebelum penandatanganan dilakukan. Penanggalan dilakukan dengan penyebutan tempat kedudukan pengiriman surat, tanggal masehi. Sedangkan penandatanganan dilakukan dengan penyebutan lembaga pembuat surat terlebih dahulu. Untuk surat intern harus ditandatangani oleh 2 oprang yaitu Sekretaris Umum dan Ketua Umum. Untuk surat kepanitiaan yang ditujukan kepada pihak ekstern ditandatangani oleh Sekretaris dan Ketua Panitia harus diketahui oleh Ketua Umum dan stempel institusi yang membentuk panitia tersebut. Adapun urutan penandatangannya adalah sebagai berikut :
1. Ditandatangai Sekretaris
Yaitu pihak yang bertanggung jawab dan berwenag dalam pembuatan surat organisasi. Sekretaris yang dimaksudkan adalah Sekretaris Kabinet (untuk BEMU), Sekretaris (untuk BEM-F, HMJ dan SENAT) atau wakilnya, sehingga wakil sekjend bisa mendatangani surat karena dua hal:
• Mewakili sekjend yang berhalangan atau sedang tidak berada di tempat.
• Isi surat tersebut merupakan bidang tugasnya.(contoh sekretaris Bidang Kaderisasi menandatangani surat yang berkaitan dengan masalah kaderisasi).
2. Ditandatangai Ketua
Yaitu pihak yang bertanggung jawab atas kegiatan yang disebutkan dalam surat, sehingga dapat ditandatangani oleh Ketua Umum atau Ketua Bidang. Seorang Ketua Bidang dapat menandatangai surat karena dua hal:
• mewakili ketua umum atau ketua bidang.
• Kegiatan tersebut berkaitan dengan bidangnya.
Jika ketua bidang mewakili ketua bidang lainnya menandatangani suatu surat, untuk kepantasan sebaiknya tidak menggunakan nama bidang yang dipimpinnya tapi menggunakan urutan ketua I, Ketua II dan seterusnya.
Selain Ketua Umum, Ketua Bidang (Menteri), Sekretaris dan Bendahara, maka pengurus lain tidak dapat menandatangani surat-surat yang dikeluarkan institusi pengurus yang bersangkutan.


h. Pembubuhan Stempel
Dibubuhi stempel lembaga, dengan bagiannya menyentuh nama dan tandatangan sekretaris. Penulisan nama Ketua dan Sekretaris ditulis dengan huruf kapital SM-Ua dan bergaris bawah. Karena surat yang isinya sama bisa disampaikan kepada beberapa orang maka suatu surat bisa dilakukan penggandaan untuk memenuhi keperluan tersebut dengan beberapa aturan :
1. Asli, yaitu surat pertama kali yang langsung diketik, ditandatangani dan distempel langsung. Surat ini disampaikan kepada tertera yang tertera dalam alamat surat.
Dalam beberapa hal ada beberapa pengecualian sebagai berikut:
• Naskah surat hasil fotocopy kemudian ditandangai dan distempel langsung.
Hal ini dilakuakn bila surat yang isinya sama dibutuhkan tandatngan dan stempel asli sebagai bukti keabsahan sura tersebut atau untuk menghormati penerima surat. Contoh : SK Pengesahan Kepengurusan, Surat Permohonan Dana
• Naskah surat dan tanda tangan hasil fotocopy tapi stempel langsung.
Jika isi surat lebih bersifat informasi dan dibutuhkan dalam jumlah banyak maka cukup stempel saja yang yang langsung dikenakan langsung pada surat hasil fotocopy yang sudat tertanda tangani.
Contoh : Undangan rapat pleno, Surat permintaan Sponsor.
• Naskah diketik offset dan ditandatangani menggunakan stempel.
Untuk surat yang diperlukan dalam jumlah banyak dan lebih bersifat informasi adakalanya langsung dicetak menggunakan offset. Tanda tangan dalam surat ini bisa dilakukan dengan stempel tanda tangan.
Contoh : Kartu lebaran
Ketiga surat di atas tetap asli bagi penerima surat meskipun hasil dari fotocopy ataupun offset/ sablon.
2. Duplikat, yaitu surat kedua dan seterusnya yang langsung diketik (manual atau dengan komputer), ditandangani dan distempel langsung, sama persis dengan surat pertama. Surat ini biasanya digunakan untuk disampaikan pihak-pihak yang diberikan tembusan surat khusus untuk memberikan penghormatan (misalnya tembusan untuk pejabat) atau untuk arsip.
3. Salinan, yaitu hasil penggandaan surat asli dengan foto copy atau cetak offset, sehingga bentuk dan isinya sama meski ukurannya berbeda (bisa diperbesar atau diperkecil). Salinan surat ini digunkana dalam lampiran-lampiran surat untuk menguatkan apa yang disampaikan dalam isi surat.
5. Pengelolaan surat
a. Surat Keluar
• Pembuatan Konsep
• Pengetikan
• Pemeriksaan/penelitian
• Penandatanganan
• Pembubuhan cap/Stempel organisasi
• Penulisan dalam agenda
• Penyimpanan arsip
• Pelipatan surat
• Penulisan dalam buku ekspedisi
• Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu dberi alamat tujuan)
• Penempelan prangko Oika lewat pos)
• Pengiriman surat dengan Cara diantarkan sendiri, dengan kurir/utusan/ lewat pos.
b. Surat Masuk
• Surat masuk diterima bagian agendanis
• Masuk pada staf sekretaris
• Penelitian/pembacaan surat
• Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut Surat)
• Pemberian cap agenda dan cap Surat
• Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang tidak mungkin diambil kebijakan langsung oleh sekretaris)
• Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat
• Pemrosesan surat
• Pengarsipan surat

Contoh Surat Keputusan



BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
(Muhammadiyah University of Malang )
Jl. Tlogomas No.246 Malang – Email: BEM-UMM@Yahoo.com – Web: www.BEM-UMM.com



SURAT KEPUTUSAN
PRESIDEN BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS
Nomor: 05/A/BEMU/KPTS/VI/2010

TENTANG
……………………………………………………….

Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Malang setelah
Menimbang : 1. ………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………
Mengingat : 1. ………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………
Memperhatikan : ………………………………………………………………
MEMUTUSKAN
Menetapkan
PERTAMA : ………………………………………………………………
KEDUA : ………………………………………………………………

Ditetapkan di : …………
Pada tanggal : …………… H
Bertepatan tgl : …………… M

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
Presiden Mahasiswa,



……………………………………
NIM.


 

Contoh Surat Mandat

SENAT MAHASISWA
FAKULTAS PERTANIAN PETERNAKAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
(Muhammadiyah University of Malang )
Jl. Tlogomas No.246 Malang – Email: SEFPP-UMM@Yahoo.com – Web: www.SEFPP-UMM.com


SURAT MANDAT
Nomor: …./F/SM-FPP/MDT/V/2010


Yang bertanda tangan di bawah ini Ketua Senat Mahasiswa Fakultas Pertanian Peternakan Universitas Muhammadiyah Malang, dengan ini memberi mandat kepada:
1. Nama : ……………………………………………………………
Jabatan : ……………………………………………………………
Jurusan : ……………………………………………………………
Semester : ……………………………………………………………
Alamat : ……………………………………………………………
2. Nama : ……………………………………………………………
Jabatan : ……………………………………………………………
Jurusan : ……………………………………………………………
Semester : ……………………………………………………………
Alamat : ……………………………………………………………

Untuk mengikuti Sidang Umum KM-UMP XI pada tanggal 29 Mei 2010, dengan memberikan laporan secara tertulis stelaah selesainya acara tersebut.

Demikian surat Mandat ini kami berikan, untuk dijadikan pegangan dan dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : …………
Pada tanggal : …………… H
Bertepatan tgl : …………… M

SENAT MAHASISWA
FAKULTAS PERTANIAN PETERNAKAN
Ketua Ketua                                                                Sekretaris Umum



…………………………                                                           …………………………
NIM.....................                                                        NIM.....................





 

Contoh : Surat undangan

MAJELIS PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
(Muhammadiyah University of Malang )
Jl. Tlogomas No.246 Malang – Email: MPM-UMM@Yahoo.com – Web: www.MPM-UMM.com



Nomor : …………… ………………H
Lampiran : …………… ………………M
Perihal : ……………

Kepada Yth. ………………
………………
………………

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Ba’da salam …………

ISI SURAT


Demikian …………



Wassalamu’alaikum Wr. Wb.


Ketua Umum/Ketua,


…………………
NIA. …………… Sekretaris Umum/Sekretaris,


……………………
NIA. ……………..

Tembusan:
* Pilih salah satu